Scrivere una lettera formale alle istituzioni è una necessità molto più comune di quanto si possa immaginare.
Può essere necessario rivolgersi a un’istituzione, a un’organizzazione internazionale o alle autorità per segnalare un problema, denunciare un fatto, richiedere informazioni, partecipare a una gara d’appalto e per molti altri motivi.
Anche i professionisti più affermati, di fronte al foglio bianco, possono sentirsi in imbarazzo e non sapere come procedere. In realtà, esistono alcune convenzioni facili da seguire che consentono a chiunque di scrivere un messaggio alle istituzioni con il giusto grado di formalità.
Sono tre i consigli per rivolgersi correttamente alle istituzioni:
- scrivere in modo leggibile, chiaro e comprensibile
- seguire le formule codificate dal protocollo epistolare
- in caso di dubbi linguistici, non improvvisare, ma affidarsi a un revisore o correttore professionista
Leggibilità
L’obiettivo di qualsiasi testo dovrebbe essere la sua comprensione da parte del lettore. Usare un tono formale non significa scrivere in modo complicato o prolisso. La leggibilità si ottiene curando in particolar modo:
- la chiarezza
- la coesione interna ed esterna
- la precisione
La chiarezza è il frutto dell’adeguatezza lessicale e sintattica: bisogna cioè scegliere le parole giuste per esprimere un concetto ed esporle nella sequenza logica che rispecchi il pensiero o l’azione sottostanti.
Per coesione, s’intende l’omogeneità del testo sia interna allo stesso, sia con il contesto nel quale il documento si inserisce, ovvero scegliere sempre le stesse parole per esprimere gli stessi concetti e legarsi agli altri testi simili in modo corretto.
La precisione è la caratteristica per cui chi scrive formula le frasi evitando ambiguità e generalizzazioni, calibrando il testo in base alla natura del messaggio da trasmettere e al destinatario.
Quest’ultimo punto è particolarmente importante nel caso delle lettere alle istituzioni, le quali spesso usano un gergo molto specializzato e termini con una connotazione molto specifica, aspetti di cui bisogna tener conto durante la redazione.
Protocollo
Per quanto riguarda invece gli aspetti puramente formali o protocollari, si raccomanda di seguire almeno quanto segue:
- Scrivere l’indirizzo del mittente in alto a sinistra.
- Scrivere l’indirizzo del destinatario sotto all’indirizzo del mittente, allineato a destra.
- Scrivere la data in modo esteso, per evitare malintesi. Ad es. “Milano, 15 gennaio 2021”. La posizione della data non è fissa, ma è consigliabile inserirla all’inizio della comunicazione.
- Anche il formato delle ore dovrebbe evitare ambiguità, quindi si consiglia di usare il formato con l’intervallo 00-24, con un punto o due punti fra ore e minuti. Ad es. “alle 15:30”.
- Ogni comunicazione ufficiale dovrebbe riportare un titolo, oggetto o riferimento, subito dopo la data. Se chi scrive lo fa per la prima volta, si consiglia di aggiungere l’oggetto subito dopo la data, allineato a sinistra. Se si sta rispondendo a una comunicazione di cui si conosce il numero di riferimento o di protocollo, è essenziale indicarlo nella nuova comunicazione, affinché lo scambio sia tracciabile.
- Per quanto riguarda l’uso delle maiuscole nelle cariche e nelle funzioni, non esistono regole fisse: ogni ufficio segue le sue. Si consiglia di adeguarsi allo stile dell’istituzione con cui si sta interloquendo. In caso di prima comunicazione, si consiglia di limitare l’uso della maiuscola alla prima lettera del reparto, ufficio, sezione. Ad es. “…la Direzione distrettuale dell’Alta Slesia”. In generale, l’uso esagerato di maiuscole appesantisce il testo.
- Per le formule di apertura, c’è una certa uniformità. Le più comuni sono quelle indicate in tabella (con abbreviazioni):
| Abbreviazione | Formula intera | Note |
| Egr. | Egregio | Si usa per persone fisiche. Non ha il superlativo. |
| Gent.mo Gent.ma Gent.mi Gent.me | Gentilissimo Gentilissima Gentilissimi Gentilissime | Si usa per persone fisiche. |
| Spett. | Spettabile | Si usa per imprese ed enti. |
| Sig. Sig.ra Sig.na | Signore Signora Signorina | |
| Dott. Dott.ssa | Dottore Dottoressa | Per riferirsi a persone che sono in possesso di un titolo di laurea. |
| Dr. Dott.ssa | Dottore Dottoressa | Colui che esercita la professione medica. |
| On. | Onorevole | Si usa per parlamentari, deputati e ministri. |
| S. E. | Sua Eccellenza | Si usa per ambasciatori, capi di governo, capi di stato. |
| Sen. | Senatore/Senatrice | |
| S. Em. | Sua Eminenza | Si usa per i cardinali e alte cariche religiose. |
| S. S. | Sua Santità | Si usa per il papa e le massime autorità religiose. |
| Chiar.mo Chiar.ma | Chiarissimo Chiarissima | Si usa per rivolgersi ai professori universitari. |
| Soc. | Società |
8. Al termine della comunicazione usare una formula di commiato neutra (“Distinti saluti”, “Cordiali saluti” e firmare la comunicazione.9. Se presenti allegati, elencarli in basso a sinistra.
Correzione professionale
Quando la comunicazione da inviare riveste una certa importanza o affronta tematiche specializzate (temi legali o giuridici), si consiglia di farla rivedere e correggere, se non di farla redigere, a un professionista.
Correggere è una professione. Il correttore professionista ha tutte le competenze linguistiche e la perizia necessarie per identificare e per risolvere i problemi di un testo.
Per ottimizzare il rendimento e il tempo del correttore-revisore, si consiglia di:
- inviare il testo completo al correttore, affinché possa valutare il tipo d’intervento richiesto;
- prima dell’invio, accertarsi di aver inserito tutti i concetti, in modo da non dover aggiungere frasi in corso d’opera;
- se esiste una scadenza, comunicarla al revisore-correttore e valutare insieme la fattibilità;
- se ci sono richieste specifiche (ad es. se è necessario anche un aggiustamento dell’impaginazione), farlo presente prima di affidare l’incarico.
Seguendo queste brevi indicazioni si potrà superare l’ostacolo del foglio bianco e scrivere alle istituzioni con maggiori garanzie di successo.
